Bedrijfsprocessen automatiseren

In een vorige post spraken we over hoe de bedrijfsprocessen de strategie moeten ondersteunen, hoe ze de operationele vertaling moeten vormen van de strategie. De rol van IT is dan het zo efficiënt mogelijk ondersteunen van deze bedrijfsprocessen.

Dit is echter slechts een deel van het verhaal. Eens je dit alles op punt hebt (processen ondersteunen strategie, en IT ondersteunt processen) moet je het zo kunnen houden! De wereld rondom je organisatie is voortdurend in verandering …Voorbeelden: klanten eisen snellere service, klanten willen online kunnen bestellen, leveranciers eisen bepaalde integratiemogelijkheden, nieuwe trends in de maatschappij dwingen wijzigingen in productontwikkeling en productie op, concurrenten die van koers veranderen, etc.

Om competitief te blijven en te kunnen inspelen op de veranderende wereld is het als organisatie cruciaal de processen voldoende snel en gemakkelijk aan te kunnen passen aan deze continue verandering. Zo realiseer je een competitief voordeel.

Hoe zorg je ervoor dat je processen wendbaar zijn? Via een wenbare organisatie: logge, hiërarchische organisatiestructuren zullen het niet zo gemakkelijk hebben als kleinere, vlakke organisatiestructuren. En natuurlijk ook door wendbare IT-systemen, of wat had je gedacht . De keuze van een IT architectuur waarmee je de nood aan wijzigende bedrijfsprocessen vlot kan ondersteunen is van cruciaal belang. Meer uitleg hierover is ook te vinden in een vorige post “Maak je IT systemen wendbaar via SOA”. De zin die we meest horen als we bij KMO’s langsgaan is “vroeger werkte dat goed, maar nu we zo gegroeid zijn is het niet langer houdbaar”. Verschillende applicaties (dikwijls Excels) leven naast elkaar, worden apart aangevuld, en verliezen synchronisatie.

Welnu, de keuze voor wendbare IT systemen, die vlot communiceren met andere systemen en vlot aanpasbaar zijn, moet er voor zorgen dat die zin in de toekomst (ondanks verdere groei) niet meer aan de orde komt!

Btw, ook Napoleon wist dat wendbaarheid the way to go was: “Napoleon: The inventor of strategic agility?”

Als jonge starters kunnen we niet genoeg leren van ervaren ondernemers. In een reeks van gesprekken trachten we wat wijzer te worden. Deze week zaten we rond de sushi-tafel met Bart De Waele: oprichter van Netlash. Zijn eerste woorden bij het binnenkomen in de Ocean Sushi te Gent: “Ik praat graag en ik eet graag. Dus jullie voorstel om eens samen rond de tafel te zitten was welgekomen!”

1) Blink uit in één ding.
Als bedrijf positioneer je je als de beste (product leadership, vb Delhaize), of de goedkoopste (operational excellence, vb Colruyt), of de meest klantvriendelijke (euh …je weet wel). Je focust je op één van deze drie, en blinkt daarin uit. Als je geen duidelijke positionering hebt, kan het fout lopen (vb Carrefour).

Netlash gaat voor ‘Product leadership’. De reden: websites bouwen wordt geleidelijk aan een commodity. Iedereen heeft wel een neef van een kennis die een website in elkaar kan knutselen tegen spotprijzen. De beste manier om niet op prijs te moeten concurreren is door topkwaliteit aan te bieden, door te excelleren. Die neef van je kennis kan niet diezelfde topkwaliteit aanbieden.

2) Over verkopen.
Netlash heeft geen verkopers in dienst. Alle marketing is pull marketing. Er worden geen klanten opgebeld of andere push-technieken. Klanten komen dus vanzelf. Meer nog, soms worden klanten geweigerd! Hoe? Geen agressieve push technieken (cold calling, mailing, etc.). Wel: bloggen, spreken op seminaries, een netwerk uitbouwen, goede relaties opbouwen met de pers, etc. Mensen gaan je al snel als “expert” waarnemen, en de orders komen vanzelf binnen. En geef nu toe: gaan spreken op een beurs is toch leuker dan 50 telefoontjes plegen? Je moet er nadien natuurlijk wel in slagen om kwaliteit te leveren, zodat mensen enthousiast zijn over je diensten en voor jou reclame beginnen te maken. Zonder het leveren van kwaliteit blijft het niet duren.

3) Zoek medewerkers die beter zijn dan jezelf.
Dit spreekt voor zich, maar het belang is niet te onderschatten. Zoek mensen die in hun domein beter zijn dan jezelf, en geef die mensen voldoende vertrouwen en vrijheid. Vertrouwen en verantwoordelijkheid werken motiverend. Op lange termijn is het beter te delegeren dan alles in eigen handen te willen houden. In het prille begin kan je niet anders dan alles zelf doen, maar door dat te blijven doen, kan je niet groeien. Hoe zou je kunnen groeien, als je constant in de dagdagelijkse stroom van boekhouding, telefoons, emails, offerte aanvragen, programmatie, netwerken, facturatie en technische problemen zit?

4) Consultant vs ondernemer vs manager.
Wanneer je een bedrijf start is het belangrijk dat je beseft welke rol je opneemt, en waar je in de toekomst naartoe wil. Vele dienstverlenende bedrijfjes starten met de zaakvoerders als consultants. Ze verkopen hun diensten op freelance basis (‘uurtje-factuurtje’). Dit is best leuk en je kan er goed je brood mee verdienen, maar we spreken nog niet van een bedrijf. Een ondernemer zal de juiste mensen in dienst nemen die de projecten realiseren die je als bedrijf binnenhaalt. Dit laat je toe opbrengsten te genereren die als freelancer niet mogelijk zijn. Eens het bedrijfje dan bepaalde proporties begint aan te nemen heb je managers nodig: hun taak is dan er voor te zorgen dat de machine efficiënt en effectief draait.

Noot: het is zeker niet nodig om de eerste jaren exclusief één keuze te maken. In het begin ben je zowel constultant als ondernemer als manager. Na een jaartje of twee besef je wel welke rol je het best ligt, en kan je die uitbouwen.

5) Sushi eten met stokjes is niet gemakkelijk, en mag (indien nodig) met de handen …
Bart hanteerde vloeiend de sushi-stokjes alsof ie recht uit Japan kwam overgevlogen. Pieter en Jeroen deden beroep op allerlei andere manieren.

Wij danken Bart voor deze aangename lunch!