Zorros spreekt met ervaren ondernemers. Deel 1: Alex Dossche

Als jonge starters kunnen we niet genoeg leren van meer ervaren ondernemers. In een reeks van gesprekken trachten we interessante tips, tricks en ideeën op te doen. Deze week zaten we rond de tafel met Alex Dossche, managing partner van The Missing Link bvba. Dit is het softwarebedrijf achter  DBFACT, het ERP–pakket voor de KMO, gericht op retail en wholesale. Hun klantenportefeuille is goed voor een 2000-tal klanten, voornamelijk in Vlaanderen. Hier komen onze lessons learned na een interessante babbel bij een kop koffie.

1) Richt marketing naar je bestaande klanten. Zie je relatie met klanten als een soort van partnership. Je wil meer dan tevreden klanten, je wil enthousiaste klanten. Je bent een partner en lost samen zijn problemen op. Een enthousiaste klant zal je promoten in zijn netwerk, zal als een evangelist optreden. Zo hebben ze bij DBFACT bv in de eerste plaats gekozen te investeren in een goede helpdesk (en dus klantensupport) in plaats van in promotie. Het bewust maken van de klant van de kracht van het product waarmee hij werkt, er voor zorgen dat hij de software optimaal gebruikt in zijn onderneming. Dat zijn inspanningen die resultaat opleveren.

2) Ga niet naar netwerkevents om er te verkopen. Ga er om interessante mensen te ontmoeten en een korte, informele babbel te slaan. De kans dat je iets verkoopt aan mensen die je ontmoet op netwerkevents is veel kleiner dan de kans dat die mensen jou in hun netwerk aanraden omdat je een goede indruk gelaten hebt. Netwerken lukt trouwens ook perfect buiten netwerkevents: Er worden nog steeds grote deals gesloten tijdens voetbalmatchen of lokale bijeenkomsten die niet in eerste instantie iets met business te maken hebben. Kijk niet wat iemand voor jou kan betekenen maar wat jij voor de ander kan betekenen, dat heeft een veel grotere impact.

3) Crossing the chasm (by Geoffrey A. Moore): dit is tot nu toe door Alex bevonden als de meest waardevolle literatuur als het gaat over startup marketing. Er wordt onder andere ingegaan op de specifieke verwachtingen van de markt gedurende de verschillende startup fases. Het boek beschrijft de verschillende stadia waarin je je als aanbieder van technologisceh producten of diensten kan bevinden, wat de verwachtingen van je klanten zijn en hoe daar mee om te gaan. Het ligt alvast op onze nachttafel!

4) KMO – bedrijfsleiders zijn geen IT managers: als je software verkoopt aan een KMO – bedrijfsleider komt het erop neer ‘to the point’, direct en open te zijn. Geen toeters en bellen, geen consultant-gedrag; duidelijk zeggen wat hij van jou kan verwachten en welk voordeel het hem oplevert. Een KMO bedrijfsleider denkt namelijk in de eerste plaats aan zijn bedrijf en de groei daarvan. IT managers bekijken de problematiek vanuit een ander perspectief, soms té veel vanuit IT, te weinig praktijkgericht.

5) Neem af en toe afstand van de dagelijkse operaties. Probeer eens een stapje terug te zetten en na te denken over de grotere lijnen en de “fond”. Ben je nog steeds naar je einddoel aan het werken? Heb je nog wel je missie voor ogen ? Wat is je core business, en wat niet? Wees kritisch bij iedere beslissing. Vraag een derde partij (een vriend of zelfs iemand die niets van je business kent) eens te komen kijken. Vraag feedback en raad. Vaak levert dit verfrissende resultaten op die je de nodige energie geven om in de juiste of een nieuwe richting verder te gaan.

6) Probeer niet alles zelf te doen. Naarmate je als organisatie groeit, komen er steeds opdrachten bij waarvoor je geen expertise in huis hebt, of die helemaal niets meer met je core business te maken hebben. Rekrutering, boekhouding, administratie zijn maar een paar voorbeelden. De boodschap is te focussen op waar je goed in bent en andere taken over te laten aan derden – experten. Wees niet te beroerd om hier wat euro’s voor neer te tellen: het laat je toe veel sneller te groeien in de dingen waar je écht goed in bent.

Contactgegevens Alex Dossche:

Twitter @alxdss

blog: alexdossche.wordpress.com

corporate email: alex.dossche@tml.be

http://www.linkedin.com/in/alexdossche

Gepost in Geen categorie | 3 Reacties

Doelstellingen en strategie eerst, bedrijfsprocessen daarna

Wat is het doel van IT? Dat is een slechte vraag om van wal te steken. Wat is het doel van uw onderneming? Dat is een betere vraag. Groeien? Winst maken? Marktaandeel?

De volgende vraag is dan: hoe ga je die doelen realiseren? Maw, wat is je strategie? Hierover zijn bibliotheken vol geschreven. Wat ik er van onthoud is het volgende:

In het model van Tracey en Wiersema (figuur onder) staan drie waardepeilers centraal:

  • Customer intimacy: klantgerichtheid
  • Operational excellence: lage kosten
  • Product leadership: innovatieve producten

Om succesvol te zijn moet je als onderneming één, en slechts één, van deze drie peilers kiezen. Je moet dus een keuze maken: je kan niet in ALLES goed zijn. Een onderneming die dat beweert komt niet geloofwaardig over. Klanten houden van duidelijke waarden: mensen voelen zich aangesproken door uitgesproken waarden, door een duidelijke positionering. We gaan naar Colruyt voor de laagste prijs, we gaan naar Delhaize voor kwaliteit. Conclusie: De strategie van je onderneming moet volledig gebaseerd zijn op één van de drie peilers.

Die strategie moet nu richting geven aan de volledige organisatie. Maw, alle keuzes, alle activiteiten, alle bedrijfsprocessen, moeten geënt zijn op deze strategie. De bedrijfsprocessen moeten de operationele vertaling zijn van de strategie, ze moeten georganiseerd zijn in het licht van die strategie.

Laat ons nu een aantal aandachtspunten bekijken voor bedrijfsprocessen onder elk van de drie waardepeilers:

  • Operational excellence: focus op stabiele, perfect op elkaar afgestemde processen. Lage kosten worden gerealiseerd door strakke processen die nauw gemeten worden (belang van KPI’s!).
  • Product leadership: creatieve en flexibele bedrijfscultuur moedigen innovatie aan. In tegenstelling tot de strakke processen bij operational excellence wordt hier voldoende vrijheid gegeven.
  • Customer intimacy: de klant staat centraal. Dit kan gerealiseerd worden door voldoende nadruk en beslissingsbevoegdheid voor de bedrijfsprocessen dicht bij de klant (decentraal).

IT, vervolgens, is geen doel. IT is een middel om die bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. IT moet je processen automatiseren waar mogelijk, het moet bandwerk en manuele fouten vermijden.

Gepost in Bedrijfsprocessen | 2 Reacties

SaaS (Software as a Service): waarom, wanneer (niet)?

Waar investeringen in IT systemen dikwijls zwaar doorwegen voor KMO’s biedt Software as a Service (SaaS) soms een goedkopere en flexibelere oplossing. In plaats van zelf te investeren in offline IT pakketten en servers kan het de moeite waard zijn even te kijken of er geen software bestaat die online beschikbaar is (dus geen nood meer aan eigen servers) en gebruikt kan worden tegen een maandelijkse huurprijs. Dit heeft als voordeel dat de vaak zware investeringskost vermeden wordt en er overgestapt wordt naar een huurmodel. Vandaar de term ‘Sofware as a Service (SaaS). Voor een overzicht van de voordelen van SaaS verwijs ik graag naar een artikel van Pieter Eerlings (mede-oprichter van ons software bedrijfje Zorros.be)

Zo kan de KMO op zoek naar een online oplossing die het best bij zijn bedrijfsprocessen past, wat heel wat vlotter verloopt dan het implementeren en up to date houden van traditionele softwarepakketten. De wendbaarheid en flexibiliteit om de bedrijfsprocessen te ondersteunen kan op die manier toenemen.

Opnieuw komt het erop neer goed te kunnen inschatten in welke situatie over te gaan naar dergelijke oplossingen. In bedrijven met zeer specifieke of complexe processen zal het vanzelfsprekend niet evident zijn zomaar een applicatie uit de cloud te plukken die deze processen kan ondersteunen. Op dit vlak is er dus weinig verschil tussen online software en offline software: standaardapplicaties kunnen enkel gebruikt worden om standaardprocessen te ondersteunen.  

De boodschap is dus opnieuw dat elk traject moet starten met het documenteren van de bedrijfsprocessen, om zo de functionele noden gedetailleerd in kaart te brengen. Pas daarna start de analyse van welke oplossing het best aansluit bij de noden: bestaande standaard software (online of offline), maatwerk, een combinatie, etc.

Voorbeelden van SaaS zijn Webmail, Google Apps, Skype, Salesforce.com, Fikket.be, …

Wat zijn uw ervaringen met SaaS? Of in welke situaties is het gebruik van SaaS minder of meer geschikt? Laat het ons weten!

Gepost in Geen categorie, Software as a Service (SaaS) | Plaats een reactie

Probeer niet noodzakelijk ALLE bedrijfsprocessen te automatiseren

Het automatiseren van bedrijfsprocessen door middel van software mag geen doel op zich zijn. Het doel van de software moet zijn; het vermijden van tijdsverlies en invoerfouten door te veel manueel werk. Waar het aantal transacties danig hoog is en bepaalde gegevens in meerdere databestanden moet ingegeven worden leidt dit vaak tot frustraties bij het personeel: dit zijn situaties waar bedrijfssoftware duidelijk een meerwaarde kan creëren.

Het is belangrijk hier niet te ver in willen te gaan: vaak proberen software vendors en consultants wijzigingen door te voeren in processen die eigenlijk onder controle zijn, waar het manueel werk/aantal transacties beperkt is, of waar het belangrijk is voeling te houden met bepaalde gegevens. Dit is verkeerd: automatisering mag geen doelstelling op zich zijn. Niet alle operationele Excel bestanden moeten per se verdwijnen. Soms is het gewoon beter bepaalde zaken te houden zoals ze zijn en als consultant of software vendor je even trachten in te leven in de situatie van de klant, in plaats van hardnekkig bepaalde principes te hanteren. Een stevige dosis gezond verstand is hier de sleutel tot succes.

Tot slot nog even een aantal aandachtspunten rond het in de praktijk brengen van business software:

  •  Start met de documentatie van je bedrijfsprocessen
  • Tracht steeds een bedrijfsbreed beeld te behouden zodat naar een geïntegreerde oplossing kan gewerkt worden
  • Maak je business software flexibel :wendbare IT applicaties die zorgen ervoor dat je 1) gemakkelijk kan inspelen op snel wijzigende bedrijfsprocessen en 2) eenvoudig te integreren zijn met andere applicaties, om zo geïsoleerde eilandapplicaties te vermijden.
Gepost in Bedrijfsprocessen, Informatiesystemen | 2 Reacties

Gebruik van online business software bijna onvermijdelijk

Meer en meer wordt duidelijk dat een bedrijf niet enkel met traditionele software kan werken. Het web is alom tegenwoordig. En dan praten we niet alleen over het stroomlijnen van contacten met de buitenwereld (bv e-commerce, social media, etc.). Ook voor de interne bedrijfsprocessen brengt online software bepaalde voordelen mee: hierbij kan het gaan om web hosted applicaties (SaaS), maar even goed om software development op maat, gebruik makende van online technologieën. Ruby on Rails is bijvoorbeeld een web applicatie framework dat zich uitstekend leent tot online software ontwikkeling. Voor de hand liggende voordelen van online software zijn natuurlijk de mobiliteit en flexibiliteit: het enige wat je nodige hebt voor gebruik is een browser.

Let op: niet in alle situaties kan je zomaar een bepaald bedrijfsproces nemen en dit automatiseren door online software. Probeer eerst een globaal beeld te krijgen over alle bedrijfsprocessen en reeds bestaande IT systemen. In sommige gevallen zal het beter zijn om een geïntegreerd pakket (ERP) aan te schaffen . Ik denk hierbij bv aan traditionele productiebedrijven met vrij standaard processen. In andere gevallen, met eerdere specifieke of geïsoleerde bedrijfsprocessen, zal business software op maat de beste oplossing zijn. Probeer dus steeds eerst de situatie vanuit een bedrijfsbreder perspectief te benaderen.

Bij de ontwikkeling van business software ter ondersteuning van bepaalde bedrijfsprocessen is een belangrijk aandachtspunt dat deze vlot integreerbaar moet zijn met andere systemen: indien niet loop je het risico verzeild te geraken in een situatie met verschillende ‘eilandapplicaties’ die moeilijk met elkaar communiceren. Van geïntegreerde IT systemen is op die manier geen sprake meer. Ook hier biedt online software de troef van vlotte en efficiënte integratiemogelijkheden. API’s rond online software maken dat de software makkelijk integreerbaar is met andere software. Dit is een troef die offline toepassingen in veel mindere mate genieten. Op die manier is het perfect mogelijk dat de processen binnen een bedrijf gebaseerd zijn op verschillende – goed geïntegreerde – stukjes online business software. Een andere voordeel van online software is dat het verhelpen van bugs of ontwikkelen van extra features kan gebeuren van waar ook ter wereld, enkel op basis van een internetverbinding.

Hier een mening over? We horen ze graag!

Gepost in Geen categorie, Online sofware | Plaats een reactie

Processen automatiseren door middel van webapplicaties: case

Aangezien we het niet enkele bij theoretische concepten en mooie verhalen willen houden lichten we ook eens een concrete case toe. Met Zorros maken we applicaties die als doel hebben het ‘automatiseren van (bedrijfs)processen’.

 Voor één van onze klanten hebben we een applicatie gebouwd die het manueel werk bij het ingeven en verwerken van gegevens aanzienlijk kon reduceren. Kortweg komt het hier op neer:

Voor een onderzoek moet door verschillende mensen op verschillende plaatsen gegevens verzameld worden. Het gaat om enkele duizenden records, die worden ingegeven door een 20-tal personen overheen verschillende plaatsen. Al deze gegevens moeten achteraf samengevoegd worden in één centraal bestand. In plaats van elk afzonderlijk deze data te verzamelen in Excel of Acces om die achteraf dan manueel samen te voegen voorzagen we volgende eenvoudige maar effectieve oplossing:

We hebben de volledige gegevensverzameling en verwerking online gebracht. Via een online applicatie kunnen de verschillende partijen gegevens invoeren. Het enige wat ze nodig hebben is een internetverbinding. Geen software downloaden, geen installatie. De web applicatie verzamelt én valideert de gegevens. Geen onvolledige of foute gegevens. Vervolgens kunnen de door de webapplicatie verzamelde gegevens eenvoudig gedownload voor verdere statistische verwerking.

Het resultaat is dus een enorme tijdswinst inzake het verwerken van gegevens, maar ook het elimineren van menselijke fouten die hadden kunnen ontstaan bij het manueel samenvoegen van gegevens. Vermoedelijk zijn er in vele bedrijven nog heel veel processen waarbij dergelijke applicaties heel wat toegevoegde waarde inzake tijd en juistheid van gegevens kunnen realiseren.

Hier een mening over ? We horen ze graag!

Gepost in Bedrijfsprocessen, Informatiesystemen, Online sofware | Plaats een reactie

Maak je informatiesystemen wendbaar (via SOA)

In een vorige post werd besproken dat processen eerst komen, en dat software applicaties deze bedrijfsprocessen zo goed mogelijk moeten ondersteunen. In een snel wijzigende wereld veranderen bedrijfsprocessen voortdurend … en moeten de informatiesystemen snel volgen. Een wendbare IT architectuur is een voorwaarde om dit te kunnen realiseren.
SOA (Service Oriented Architecture) is een architectuur die informatiesystemen opdeelt in afzonderlijke componenten waardoor ze flexibeler worden en sneller aangepast kunnen worden om (snel veranderende) bedrijfsprocessen te automatiseren, verschillende applicaties te integreren, etc. 

De onderste laag (de applicatie laag) bevat de verschillende bedrijfsapplicaties (ERP, CRM, SCM, …).In de service laag worden de services opgeslagen. De business proces laag roept de services op die aldus samenvloeien in bedrijfsprocessen. Bedrijfsprocessen zijn dus gebaseerd op een aantal services, die op hun beurt informatie ophalen uit de bronapplicaties.
Waar je dus vroeger verschillende applicaties had die als een spaghetti verbonden waren via allerlei interfaces, worden in dergelijke architectuur de processen losgetrokken van de applicaties. De service laag is dus de toegevoegde waarde van SOA, ze vormt de lijm tussen applicaties en bedrijfsprocessen. De werking van informatiesystemen wordt zo eerder ‘business’ dan IT georiënteerd. Services bieden, als geïsoleerde componenten, informatie of functionaliteiten ter ondersteuning van de processen. De service oriëntatie zit hem dus in het feit dat je services maakt die meer business gericht zijn dan applicaties.
Wijzigingen in bedrijfsprocessen moeten vertaald worden in IT wijzigingen: processen eerst, informatiesystemen volgen! Goed beschreven bedrijfsprocessen vormen dus een voorwaarde voor SOA, ze vormen het startpunt.

Conclusie: bedrijven die ambities hebben richting een procesgeoriënteerde organisatie, met flexibele en geautomatiseerde processen, denken best even na over hun IT architectuur en hoe ‘service oriented’ die wel is.

Gepost in Bedrijfsprocessen, Informatiesystemen | 6 Reacties

Processen eerst, informatiesystemen daarna

Processen vormen het kloppend hart binnen elke organisatie. Het zijn namelijk de bedrijfsprocessen die resulteren in toegevoegde waarde voor de klanten van de organisatie. Informatiesystemen (zoals ERP pakketten) ondersteunen vaak deze processen. Het woord ondersteunen is hier op zijn plaats. Het zijn de processen die centraal staan. En het zijn deze bedrijfsprocessen die zo goed mogelijk ondersteund moeten worden door bedrijfsapplicaties.

Bij het aanschaffen of ontwikkelen van bedrijfsinformatiesystemen is het dus belangrijk dat vertrokken wordt van de bedrijfsprocessen. Bedrijfsprocessen vormen het DNA van de onderneming. Elk bedrijf heeft namelijk unieke processen, en geen enkele standaard software is afgestemd op alle bedrijven.

Vanuit die processen moet dan gekeken worden welke software de juiste ondersteuning biedt en/of welke maatontwikkelingen nodig zijn. De keuze van een informatiepakket is één van de belangrijkste en duurste investeringen voor vele bedrijven. De reden dat vele implementaties stopgezet worden is dat het pakket niet past op de bedrijfsprocessen. De oorzaak hiervan is dat men de noodzakelijk stap ‘afstemming van bedrijfsprocessen en softwarepakket’ overslaat.

Voor sommige bedrijven dekken de standaardpakketten (zoals SAP, Navision, etc.) 90% van de vereiste functionaliteiten om de bedrijfsprocessen vlot te kunnen laten verlopen. Voor andere bedrijven wijken de processen iets sterker af van die standaardpakketten en is er wat meer maatontwikkeling nodig bovenop de standaard software. Voor nog andere organisaties zijn de processen zo specifiek dat standaardpakketten geen goede keuze zijn en men beter over gaat 100% maatontwikkeling.

Gepost in Geen categorie | 2 Reacties

Wat is een bedrijfsproces? Hoe documenteer je een proces?

Een bedrijfsproces is eigenlijk een aaneenschakeling van een reeks activiteiten die vertrekt van inputs en resulteert in een output die van waarde is voor de klant.

Een berijfsproces documenteren kan op verschillende manieren. Naast de logische aaneenschakeling van activiteiten waaruit het bedrijfsproces bestaat, moet voor elke activiteit volgende informatie aangereikt worden:

-          Wie voert de activiteit uit?

-          Waaruit bestaat de activiteit?

-          Wanneer vindt de activiteit plaats: wat is de trigger?

-          Waar vindt de activiteit plaats?

-          Welke informatiesystemen ondersteunen de activiteit?

Een vaak gebruikte standaard om processen te modelleren is de Business Process Modeling Notation (BPMN). BPMN voorziet in een reeks symbolen die kunnen gebruikt worden om zowel eenvoudige als complexe processen te modelleren.  Een eenvoudig voorbeeldje:

Voor meer informatie, zie http://www.bpmn.org/.

Gepost in Bedrijfsprocessen | Plaats een reactie

Waarom processen beschrijven?

De dag van vandaag is de term ‘Business Proces Management’ alom aanwezig. Wat zit hierachter? Is dit een hype, of is dit iets waar elke organisatie eens moet over nadenken?

Elke dienst of elke product dat geleverd wordt is het resultaat van een keten van activiteiten, een proces. Het is belangrijk als organisatie te weten en dus te beschrijven welke activiteiten bijdragen tot datgene waarvoor de klant uiteindelijk betaalt, en vooral hoe efficiënt dit allemaal verloopt. Drie belangrijke redenen waarom het belangrijk is bedrijfsprocessen te beschrijven:

-          Borgen van kennis: krijg een duidelijk beeld van hoe je bedrijfsprocessen in elkaar zitten, wie wat op welke manier doet, hoe de verantwoordelijkheden verdeeld zijn, etc.

-          Continu verbeteren: om de werking in je organisatie te kunnen verbeteren is het noodzakelijk dat je weet hoe de processen exact verlopen. Een compleet procesoverzicht is nodig alvorens verbetervoorstellen tot lanceren.

-          Informatiesystemen: processen worden ondersteund door informatiesystemen. Goed werkende informatiesystemen zijn perfect afgestemd op de bedrijfsprocessen, en niet andersom. Beschrijf dus eerst je processen, alvorens (op maat) software aan te schaffen in plaats van dure standaardsoftware te kopen en dan te kijken hoe ze kunnen afgesteld worden op je processen. Elke organisatie heeft namelijk unieke processen!

-          Focus op activiteiten die toegevoegde waarde creëren: aan de hand van processen kan blootgelegd worden welke activiteiten in je organisatie waarde toevoegen en, belangrijker nog, welke niet .

Een ander belangrijke eigenschap van processen is dat ze doorheen de afdelingen lopen: door op een procesgerichte manier te werken wordt men verplicht samen te werken tussen ‘afdelingen’. Zo gaat men weg van een bedrijfscultuur waar afdelingen enkel geënt zijn op eigen activiteiten, prestaties, realisaties. Processen stellen de klant centraal, en focussen op de activiteiten die bijdragen aan klantwaarde, in welke afdeling dan ook. 

Wie dus competitief wil zijn en toegevoegde waarde wil bieden op een zo efficiënt mogelijke manier kan maar best beginnen met het in kaart brengen van zijn processen!

Ken jij nog andere redenen waarom processen beschreven moeten? …

Gepost in Bedrijfsprocessen | 6 Reacties